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上司にメール「お疲れ様です。」はOKそれとも、NG?

      2016/06/07

上司にメール「お疲れ様です。」はOKそれとも、NG?

意外に難しい上司へのメール。

同僚には「お疲れ様です。○○です。」と書き出せばいいのですが、上司にはこれで失礼でないか心配。

でも用件だけ書いてしまうのもなんか、それはそれでビジネスライクすぎる気がして。

なんと書き出せばいい?

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上司へのメールで「お疲れ様です」は?

原則問題ありません。

一般的に「ご苦労様です」は目下の人、「お疲れ様です。」は目上に人や同僚に使いますが、別に上司から部下へ使ってもいい言葉です。

元々は疲れた人を敬い、気遣っていう言葉だそうです。

ただ会社によってはローカルルールがあり、上の人が「失礼だ!」と言い出せば従わざるを得ません。

なので、初めて上司のメールを送る場合、先輩などに聞いてみるのもいいでしょう。

この「お疲れ様です」はよく社内の挨拶にも使われます。

本来的な意義で行けば、社長に使っても全く問題ないのですが、人によっては失礼と感じる人もいるそうです。

判らない場合は他の社員の対応を良く見て真似るのが一番です。

ただこの便利な「お疲れ様です」ですが、社内の人に使うべき言葉で社外の人に使うべき言葉ではありません。

社外にメールをする時は「いつもお世話になっております。」が無難です。

ただ初めてメールを出す相手の場合は、もう一工夫したほうがいいでしょう。

「お疲れ様です」の使い方

本来は仕事や労働の後に、人をねぎらう時に利用する言葉です。

ただ現在は、職場での挨拶として使われる事が多いです。

よくTV業界の人はどんな時間帯でも「おはようございます」と挨拶すると言われています。

これは人によって出勤時間が違うからというのが定説のようですが、さすがに一般の会社では、「おはようございます」で通すのは厳しいです。

昼間の挨拶が「こんにちは」というのも少々違和感を覚えるところ。

そういった意味ではほぼ24時間利用可能な「お疲れ様です」は便利な挨拶といえます。

ただ先に退社するときは「お先に失礼します」と言った方が良いでしょう。

また、前述したようにメールの書き出しや、電話での応答など、用件に入る前の決まり文句としても使われています。

先ほどもご説明しましたが、社内向けの決まり文句です。

社外の人には一般的に使いません。

また会社以外では、行事やイベントなど、ひとつの目的で集まった際に、それが終了した場合使ったりします。

上司へのメールの書き方

「お疲れ様です。」の後が問題です。

最近は上司の報告もメールを使うことが多いでしょう。

もちろん緊急の場合は、口頭もしくは電話というのが鉄則ですが、基本メールで報告という状況かと思います。

その際、上司は一日に大量のメールを見る事になります。

いつまでも用件が始まらないメールというのはそれだけでストレスです。

見る方の気持ちを考えて見やすいメールを心掛けましょう。

まずは件名からです。

重要で必ず確認してほしい場合は、件名にすみかっこで【至急ご確認依頼】と記載します。

期日までに回答が必要な場合は【○月○日までの回答をお願いします】など本文を見なくても、重要か否か、返信が必要か否かを件名で確認できるようにしましょう。

メールを見たか確認したいからといってメーラーの機能の「開封確認」は使わないように。

開封したからといってみたとも限りませんし、いちいちボタンを押さなくてはいけないので、ストレスになります。

上司へのメールの内容

まず用件を書き、その後に結論を持ってきます。

よく言われる結論ファーストですね。

詳細はその後に書いていきます。

メールの多くは「斜め読み」されます。

一言一句読まずに、ざっと目を通すという事です。

そのため、ずっと文章が長く連なっていると非常に読みづらいので、適度に分節を作りましょう。

文節ごとに何が書いてあるか明示すると更に、斜め読みでも内容が取りやすくなります。

箇条書きで書けるところは箇条書きを使いましょう。

かなり可読性があがります。

強調したい時は【】などかっこや記号を適切に使いましょう。

間違っても、HTMLメールの機能を使った太字や強調、色つきなどは使用しないように。

メールを読む環境によって、思った効果が得られないのと、人によっては不愉快な気分になります。

また重要な件については、メールを送った上で、口頭にて別途、報告、相談などが必要です。

メールを送ったら仕事が終わりではありません。

上司に内容を知ってもらう必要があります。

それを踏まえた上で以下のような例文となります。

上司へのメールの例文

件名:【相談:××社のサービスリリース時期について】

「お疲れさまです。営業部の○○です。

 先日のミーティングのご報告及び相談となります。

内容を確認の上○○月、○○日までのご返信をお願いたします。

お忙しい所恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

 【ミーティングで決定した内容】
 ・サービスリリース時期は今年の秋を予定
 ・リリースの事前告知をサイト上に、リリース1か月前に行う
 ・会員には1か月前、1週間前、前日にメールにてサービス内容を配信する

 【相談内容】
サイト告知とメールだけでは弱いと××社から指摘を受けました。

メディアとのタイアップの希望があるそうです。

こちらからいくつか広告会社を提案してほしいとのことです。A社を提案予定ですが、ご意見をいただければと存じます。」

このような形となります。

ポイントは報告と、相談内容を判りやすく分けたところです。

そして箇条書きを使っているので、可読性が高くなっています。

Twitterでの関連したつぶやき


https://twitter.com/homohuku/status/727873312345317376


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