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上司へのメールの書き出しは?ビジネスメールのポイント

      2016/06/07

上司へのメールの書き出しは?ビジネスメールのポイント

上司とメールをやり取りする時、メールの書き出しはどうしたらいいんだろう?返信の仕方は?などと悩んだ経験がある人もいると思います。

正しい知識もなく上司へメールしてしまうと失礼だったり、下手をすると怒らせてしまう可能性もあります。

そこで今回は押さえておきたいビジネスメールのポイントを紹介します。

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上司へのメールの使い方次第で評価が上がる

上司へメールを送る用件は、大まかに分けると報告と連絡と相談の3つです。

この、報告・連絡・相談を小まめに行うことが、上司へ自分の仕事ぶりを売り込むチャンスでもあり、上司からの信頼を得るために効果的な方法のひとつでもあります。

例えば、上司から何か資料をまとめて提出するようにメールが来た際は、すぐに承知したことを返信し、なるべく早めに資料をまとめて提出しましょう。

もし、すぐに提出することができない場合はいつまでに提出するかメールを入れ、提出日まで少し猶予がある場合は作業の進捗状況などの経過報告メールを途中でメールすると、上司としてもこちらの状況把握ができる上に気配りのできる社員として評価が上がること間違いなしです。

ただし、何でもかんでも積極的に上司へメールをすればいいというわけではありません。

自分で判断できるようなことまで上司の指示を仰ぐようなメールを送ったりしていると、仕事ができない社員だと思われて評価が下がる可能性がありますから、上司を安心させて仕事が円滑に進められるようにメールを活用しましょう。

上司へのメールの書き出しに「お疲れ様です」はダメ?

上司にメールを送る時に多くの人がやってしまいがちな間違いが、書き出しを「お疲れ様です」とすることです。

厳密にいうと、「お疲れ様」という言葉は上肢や同僚に対して労をねぎらう意味を込めて使う言葉ですので、上司に対してのメールの書き出しを「お疲れ様です」とするのは間違いとは言い切れません。

しかし、従来の日本社会では目上の者をねぎらったり評価してはならないという決まりがあったため、年齢が上の人程「お疲れ様」に対して失礼だと感じてしまう可能性が高いのです。

その為、「お疲れ様です」を使用するのは間違いではないものの、相手に与える印象を考慮して使用しない方が無難であるというわけです。

では、上司へメールをする時はどうすればいいのかというと、「お疲れ様です」とは書かずに「お世話になります」等を使用し、上司からのメールに返信をする場合も、「かしこまりました」や「承知致しました」等を使用するようにしましょう。

尚、同じような言葉で「ご苦労様」がありますが、こちらは目下の人に対して使う言葉なので間違っても使用しないように注意しましょう。

上司に送るメール書き出しで注意する事

では、実際に上司に送るメールの内容ごとにどのような書き出しをすればよいのか、もう少し詳しく文例を紹介します。

上司に対してメールをする際は、失礼にならないように言葉遣いを気を付けながらも、パッと見てすぐわかるような簡潔な書き出しを心掛けるといいでしょう。

ですから、上司にメールをする時の書き出しは、「表題の件についてですが」「○○について報告致します」などのようにしてサッとメール本文の内容を理解できるようにしましょう。

ここで気を付けなければいけないことは、メールの言葉遣いを気にするあまりにメールを送るのが遅くなってしまう事です。

上司に対してメールをしなければならない時は、業務が円滑に進められるように心がける必要があります。

特に、上司からのメールに返信する場合など、メールの文面の丁寧さを気にするあまりに返信に時間をかけてしまっては、業務に支障をきたしかねません。

毎回違う言葉を使わなければいけないわけではありませんから、メール内容に応じた書き出しパターンをいくつか覚えておくとよいでしょう。

急ぎのメールの場合は件名を工夫する

上司の部下はあなたひとりではありません。

毎日報告や連絡メールは複数の部下から届くでしょうし、取引相手などからのメールも届いている事でしょう。

そこで、件名は一目見ただけですぐにメールの内容が分かるように工夫しておきましょう。

そうすることで、上司もすぐに目を通した方が良いのかどうかの判断がつきやすくなります。

お礼のメールであれば、急いで目を通してもらう必要はありませんが、仕事の確認や報告などのメールでどうしてもあなたのメールを他の人達のメールよりも先に見てもらいたい場合は、あなたのメールの優先順位が先になるような件名を考えると良いでしょう。

通常であれば件名を「○○の件」とする場合でも、冒頭に【至急ご確認下さい】や【ご確認依頼】等の一文をつけ加えるることによって、上司の目に留まりやすくなります。

ただし、あくまで上司へのメールですから、記号を多用するなどしてとにかく目立つ件名にすればいいわけではありません。

ビジネスメールだという事を忘れずに、ふさわしくない記号や文字の使用は控えるようにしましょう。

メールの使用は見極めが肝心

ここまでビジネスメールのポイントを紹介してきましたが、上司への連絡は小まめにいつでもメールをすればいいというわけではありません。

例えば何か緊急事態が起きて、すぐにでも伝えて指示を仰がなければいけない場面でわざわざメールを使っていたら、手遅れになってしまう可能性があるなど、メールを使うのがふさわしくないケースがあります。

そういった場面ではもちろん電話などを利用して口頭で連絡する方法を選択する必要があります。

また、上司には部下や取引先などから大量のメールが届くので、どんなに気を付けていても見逃してしまう可能性もないとは言い切れません。

そこで、その場面場面でどのような連絡手段を取るのが最適かを見極める事ができるようになるこのが肝心です。

例え上司から送られてきたメールに返信をした要件であっても、あくまでメールは補助ツールという意識を持ち、重要な内容で連絡ミスがあっては困るような場合は直接伝えるようにするなど、臨機応変に使い分ける事ができるように意識しましょう。

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