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上司へメールを提出する これだけは気をつけたい5ポイント

2015.10.9

友達にメールするのならともかく、仕事で上司へメールするときは何かと気を使うものです。

変なメールを送ってしまうと、あなたの評価が下がることにもなります。

今回は、上司へメールを提出するときに気をつけたい5つのポイントを紹介します。

上司からのメールにはすぐ返信する

上司からメールが来たらすぐに返信をして、そのメールを読んだことをきちんと伝えましょう。

上司は大事な用件があったのでメールを送ってきたのですから、それが部下に伝わっているかどうかは気になるはずです。

なので、上司からメールが来たら「承知致しました」などのごく簡単な文面でいいので、すぐに返信をするようにしましょう。

なお、一言だけでは失礼にあたるので、1〜2行程度の文章にするといいでしょう。

逆に、上司からメールで報告を求められた場合はどうでしょうか?

確かに、報告をあげるには一定の時間がかかるでしょう。

なので、この場合は時間を置いて返信してもいいのでしょうか?

いいえ、その場合でもメールを受け取った旨をすぐに返信しましょう。

そうすることで、上司も安心することでしょう。

ポイントは、部下に自分の意図が伝わったことを知らせてあげることです。

なお、このとき報告をあげる日時等を具体的に連絡しておくと上司の印象もよくなるでしょう。

上司への報告は口頭とメールを使い分ける

上司への報告の基本は、口頭とメールです。

状況によって判断して効果的に使い分けましょう。

例えば、緊急を要する用件や上司からその場で指示をもらう必要が出てきた場合などは、メールより直接口頭で報告した方がふさわしいでしょう。

こういう場合にメールで報告していると、余計な手間が増えたりスピード感に欠けます。

これとは逆に、返信する内容の量が多く、口頭では上手く伝わらない可能性がある場合なでは、メールの方が適しているといえるでしょう。

メールなら上司が時間を見つけてじっくりと読むことができるからです。

口頭での報告ではこうはいきません。

いずれにしても、口頭が良いのか、メールが良いのかは状況によって違ってきます。

うまく使い分けられるようになりたいものです。

なお、メールでの報告はあくまでも補佐的なものと考えることが必要です。

上司がそのメールを見過ごしてしまうこともあるでしょう。

特に、毎日何十通のメールを受け取る上司ならなおさらです。

重要な事項は口頭でもしっかり報告するようにしましょう。

メールの件名と本文は簡潔にして提出する

上司から頼まれた用件や必ず見て欲しいメールは、件名に工夫をして上司に気づいてもらうようにすることが重要です。

上司がいくつもの案件に関わっている場合は、部下の何倍ものメールを毎日受け取ることになります。

なので、上司へメールを返信するときはこのことを理解しておくことが重要です。

例えば、緊急連絡の必要があるのもかかわらず上司がつかまらない場合などは、件名の冒頭に「【緊急連絡】」などの文言を入れておくのがいいでしょう。

ただし、あなたのメールが大量のメールのなかに埋もれてしまう可能性も十分にあるので、口頭連絡は欠かさず行いたいものです。

メール本文の内容も重要です。

上司がそのメールを見てすぐに内容が理解できるのが理想です。

前置きは必要最小限にし、結論を先に伝え、内容を簡潔にすることです。

簡潔なメールを心がけ忙しい上司にムダな時間を取らせないことも気配りの一つです。

それが、あなたの評価につながることにもなるでしょう。

中間報告を提出すると上司の印象がよくなる

報告、連絡、相談は社会人の基本です。

これらは、メールを使ってこまめに行いましょう。

また、報告、連絡、相談は、自分の評価を上げるプレゼンの場でもあります。

報告、連絡、相談を積極的に行うことによって自分の仕事ぶりをアピールしましょう。

例えば、上司からのレポート提出の指示があったとしましょう。

この場合も、まずはメールを受け取ったことを返信しましょう。

そして、そのレポートがすぐに用意できない場合には提出日を連絡しましょう。

そうすれば上司の評価があがるでしょう。

さらに、上司にデキる自分をアピールするには、提出日までに中間報告メールを入れるといいでしょう。

メールで指示してきたのですから、上司にとっては重要なレポートのはずです。

そのため、途中で進捗報告のメールを入れておけば上司からの評価は意外なところであがるでしょう。

要するに、時間に追われて忙しい上司の気持ちを察し、それを先取りするようなコミュニケーションを図ればいいのです。

上司へファイルをメールする際の注意点

最後に、上司へファイルをメールする際の注意点を見て行くことにしましょう。

まずは、容量を確認する。

上司が使っているメーラー等の都合も考えて、送付するファイルの容量は4MBまでに抑えておいた方がいいでしょう。

これ以上大きなファイルを送ってしまうと、思わぬトラブルの原因になりかねません。

なお、容量が大きいファイルをZip形式で送る場合があります。

しかし、Zip形式のファイルを断わっている企業が少なくありません。

なぜなら、Zipファイルはスマートフォンでは開くことができないからです。

なので極力Zip形式での送付は避けた方がいいでしょう。

次は、ファイルの名前。

自分はそのファイルがどのような内容なのかが分かっているので気がつかないかもしれませんが、それを初めて受け取る上司にとってはそうではありません。

上司にどのようなファイルか分かるようなファイルの名前に変更するように心がけましょう。

最後に、添付ファイルにパスワードがかかっている場合。

添付ファイルを暗号化してパスワードがある場合、添付ファイルとパスワードは一緒にメールするのではなく、二つのメールに分えて送付するようにしましょう。

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