最新ニュースや最新じゃないニュースで管理人が気になったお話まとめてます。

話題のアレ

上司へメールを提出する これだけは気をつけたい5ポイント

      2016/06/07

上司へメールを提出する これだけは気をつけたい5ポイント

友達にメールするのならともかく、仕事で上司へメールするときは何かと気を使うものです。

変なメールを送ってしまうと、あなたの評価が下がることにもなります。

今回は、上司へメールを提出するときに気をつけたい5つのポイントを紹介します。

スポンサーリンク


  こんな記事もよく読まれています

公務員と企業の併願は無理?「二兎追うものは一兎も得ず」か

公務員試験と企業の選考開始日が被ってしまうと、併願希望者にと...

これは本心?それとも義理?旦那の友達の結婚式、妻はどうすべき


旦那の友達の結婚式の招待状に、何故か「奥様と是非...

大学生の部活は厳しい! 円満にやめたい時に出すべき理由とは


大学生になってからの部活というものは、それまでの...

太ももが熱いと感じたら要注意!それは重大な病気のサインかも


太ももが突然、燃えるように熱いと感じたら、決して...

心臓が痛い!中学生や見られる心臓の痛みの原因と対策

心臓が痛い!と感じる中学生や高校生は少なくありません。 <...

《そろそろやばい?》気づけばアラサー、結婚を焦る大人女子へ

学校を卒業して社会に出ると、見える景色は一気に変わります。 ...

今更人には聞けない!「憶測」と「推測」の違いと使い方

日本人が使っている日本語というのは、基本的に生活や経験、そし...

《朝からトイレに閉じこもり》出ない悩みはすぐに解決!

朝、毎日トイレで「出ない・・・」と悩んでいるあなた。その辛さ...

《健康志向の方必見》朝バナナの効果!ポイントは一日2本まで

健康な身体を維持するためには朝食はとても重要です。

《気にしすぎ?》赤ちゃんが心配で眠れない毎日

子供が生まれると今まで以上に赤ちゃんに関するニュースには敏感...

《過保護すぎ?》大学生になった息子が心配でたまらない

あんなに小さくて可愛らしかった息子が気づけば大学生。

《みんなこんなに苦労してるの?》夫の給料が低い我が家

衣食住だけでなく各種税金や保険、人間誰しも生きるためには常に...

原因は猫背?!くしゃみをすると腹筋が痛い人必見!


暑い夏も終わり、そろそろ秋ですね。

野菜の食べ過ぎが害に!?良かれと思って食べ過ぎると実は逆効果

美容と健康のために野菜をたくさん食べましょう!というのは、常...

勉強も運動も苦手…でも子供なら1年間で得意になります!


小学生から大学生まで勉強に関わることは長いですよ...

赤ちゃんがうつぶせを嫌がる!そんな赤ちゃんにオススメの練習法


赤ちゃんは生後3ヶ月〜5ヶ月頃になると首がすわる...

妊娠?プラノバール服用で体温が上がる理由

プラノバールというお薬は婦人科系のお薬なので、聞いたことがな...

ダウン症の新生児がよく寝る理由と注意点等のまとめ

ダウン症の認知度はかなり高いようですが、どんなハンディキャッ...

bcg接種後、翌日の外出は?お風呂は? 注意すべきことは

生後3ヶ月ほどから、赤ちゃんは数多くの予防接種を受けることに...

人気俳優もかかった気胸はどんな病気なのか。再発3回という事例も

気胸という病気をご存知ですか?気胸には軽度の症状から、重度の...

スポンサーリンク


上司からのメールにはすぐ返信する

上司からメールが来たらすぐに返信をして、そのメールを読んだことをきちんと伝えましょう。

上司は大事な用件があったのでメールを送ってきたのですから、それが部下に伝わっているかどうかは気になるはずです。

なので、上司からメールが来たら「承知致しました」などのごく簡単な文面でいいので、すぐに返信をするようにしましょう。

なお、一言だけでは失礼にあたるので、1〜2行程度の文章にするといいでしょう。

逆に、上司からメールで報告を求められた場合はどうでしょうか?

確かに、報告をあげるには一定の時間がかかるでしょう。

なので、この場合は時間を置いて返信してもいいのでしょうか?

いいえ、その場合でもメールを受け取った旨をすぐに返信しましょう。

そうすることで、上司も安心することでしょう。

ポイントは、部下に自分の意図が伝わったことを知らせてあげることです。

なお、このとき報告をあげる日時等を具体的に連絡しておくと上司の印象もよくなるでしょう。

上司への報告は口頭とメールを使い分ける

上司への報告の基本は、口頭とメールです。

状況によって判断して効果的に使い分けましょう。

例えば、緊急を要する用件や上司からその場で指示をもらう必要が出てきた場合などは、メールより直接口頭で報告した方がふさわしいでしょう。

こういう場合にメールで報告していると、余計な手間が増えたりスピード感に欠けます。

これとは逆に、返信する内容の量が多く、口頭では上手く伝わらない可能性がある場合なでは、メールの方が適しているといえるでしょう。

メールなら上司が時間を見つけてじっくりと読むことができるからです。

口頭での報告ではこうはいきません。

いずれにしても、口頭が良いのか、メールが良いのかは状況によって違ってきます。

うまく使い分けられるようになりたいものです。

なお、メールでの報告はあくまでも補佐的なものと考えることが必要です。

上司がそのメールを見過ごしてしまうこともあるでしょう。

特に、毎日何十通のメールを受け取る上司ならなおさらです。

重要な事項は口頭でもしっかり報告するようにしましょう。

メールの件名と本文は簡潔にして提出する

上司から頼まれた用件や必ず見て欲しいメールは、件名に工夫をして上司に気づいてもらうようにすることが重要です。

上司がいくつもの案件に関わっている場合は、部下の何倍ものメールを毎日受け取ることになります。

なので、上司へメールを返信するときはこのことを理解しておくことが重要です。

例えば、緊急連絡の必要があるのもかかわらず上司がつかまらない場合などは、件名の冒頭に「【緊急連絡】」などの文言を入れておくのがいいでしょう。

ただし、あなたのメールが大量のメールのなかに埋もれてしまう可能性も十分にあるので、口頭連絡は欠かさず行いたいものです。

メール本文の内容も重要です。

上司がそのメールを見てすぐに内容が理解できるのが理想です。

前置きは必要最小限にし、結論を先に伝え、内容を簡潔にすることです。

簡潔なメールを心がけ忙しい上司にムダな時間を取らせないことも気配りの一つです。

それが、あなたの評価につながることにもなるでしょう。

中間報告を提出すると上司の印象がよくなる

報告、連絡、相談は社会人の基本です。

これらは、メールを使ってこまめに行いましょう。

また、報告、連絡、相談は、自分の評価を上げるプレゼンの場でもあります。

報告、連絡、相談を積極的に行うことによって自分の仕事ぶりをアピールしましょう。

例えば、上司からのレポート提出の指示があったとしましょう。

この場合も、まずはメールを受け取ったことを返信しましょう。

そして、そのレポートがすぐに用意できない場合には提出日を連絡しましょう。

そうすれば上司の評価があがるでしょう。

さらに、上司にデキる自分をアピールするには、提出日までに中間報告メールを入れるといいでしょう。

メールで指示してきたのですから、上司にとっては重要なレポートのはずです。

そのため、途中で進捗報告のメールを入れておけば上司からの評価は意外なところであがるでしょう。

要するに、時間に追われて忙しい上司の気持ちを察し、それを先取りするようなコミュニケーションを図ればいいのです。

上司へファイルをメールする際の注意点

最後に、上司へファイルをメールする際の注意点を見て行くことにしましょう。

まずは、容量を確認する。

上司が使っているメーラー等の都合も考えて、送付するファイルの容量は4MBまでに抑えておいた方がいいでしょう。

これ以上大きなファイルを送ってしまうと、思わぬトラブルの原因になりかねません。

なお、容量が大きいファイルをZip形式で送る場合があります。

しかし、Zip形式のファイルを断わっている企業が少なくありません。

なぜなら、Zipファイルはスマートフォンでは開くことができないからです。

なので極力Zip形式での送付は避けた方がいいでしょう。

次は、ファイルの名前。

自分はそのファイルがどのような内容なのかが分かっているので気がつかないかもしれませんが、それを初めて受け取る上司にとってはそうではありません。

上司にどのようなファイルか分かるようなファイルの名前に変更するように心がけましょう。

最後に、添付ファイルにパスワードがかかっている場合。

添付ファイルを暗号化してパスワードがある場合、添付ファイルとパスワードは一緒にメールするのではなく、二つのメールに分えて送付するようにしましょう。

関連記事はこちら

 - 仕事

ページ
上部へ