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不採用の電話通知、社会人としての対応マナーとは?

2016.1.28

就職、転職活動をしていると、採用の嬉しい通知もあれば、もちろん不採用の電話通知もきます。

望んでいた「採用」の一報でなかったのですからつい意気消沈して暗い応対をしがちです。

しかし、こういうピンチのときの対応こそが社会人としての力量を見せる場面。

後々、好機と転ずるかもしれません。

持っておきたい社会人マナーを説明します。

不採用通知の電話が来た!

就職・転職活動の中で、採用通知しか受け取ったことがない!という方は少ないのではないでしょうか。

手紙で不採用通知が届くこともありますが、電話やメールで不採用の連絡が来ることもあります。

強く志望していた企業であればあるほど、そのショックは大きく、冷静な対応ができないほどのこともあるかもしれません。しかし、そういう場合にこそ、社会人としての力量が試されているというものです。落ち着いて、電話の相手を不快にさせない対応を心掛けたいですね。

実際に、不採用の電話通知の際の対応次第で、追加での採用が決まったり、また関連企業への紹介を受けたりしたというケースも耳にします。いついかなる時でも、社会人としてのマナーは忘れずにいたいですね。

次項からは、実際に不採用通知の電話があったときの対応について、詳しく説明していきたいと思います。実際に不採用通知ではなく採用通知が来るのが一番ですが、転ばぬ先の杖、あらかじめ知っておけば参考にできます。ぜひ今後の就職・転職活動に役立ててください。

不採用の通知は電話?メール?手紙?一言添えたい感謝の気持ちで対応しよう

不採用の電話通知が来た場合、不採用の旨を承知したことだけでなく、忙しいなか時間を割いて電話をくださったことへの感謝の気持ちを必ず添えましょう。電話でなくメールや手紙での通知が来た場合でも、返信をすると丁寧です。

状況に負けてしまいそうな悲しみや悔しさがあるでしょうが、そこで気持ちが折れることなく、しっかり将来に向けての強い意志を持ち続けるためにも、今目の前にある「不採用通知」に対してきちんとした対応をすることです。そうすれば自分が次に進むための力にもなります。

不採用通知はただ単に電話一本のことではなく、そこに至るまでの社内選考など、企業側でも、たくさんの人と時間が割かれています。そのことに対して思いを及ばせて、感謝の気持ちをひとこと添えたいですね。

なかには、感情的になったり悲観的になったり、その場の感情を電話にぶつけてしまう方もいらっしゃるようですが、それは社会人としてはマナー違反。完全なる八つ当たりですね。

気持ちのよい応対のできる人は、どこにいっても好感を持たれます。
どんな状況にあっても快い対応のできる人、それこそが企業が採用したい人材といえるかもしれません。不採用の電話も成長の好機と捉えていきましょう。

不採用の電話で本当は聞いてみたいことがある?!

就職・転職活動をしていて不採用の通知が来た場合、本当に知りたいのは「どうして不採用になったかの理由」ではないでしょうか。

不採用の事実は受け入れることができても、実際に次の就職試験に繋げるためにも、不採用の理由を知って、克服したり更にスキルアップしたりしたいですよね。

実際に「どうして不採用になったんですか?」

と訊ねることは可能なのでしょうか。

「総合的に判断して」「優秀な方がたくさん応募された中で」などという言葉で済まされる場合がほとんどかもしれませんが、中には親身になって返答をくださる方もあるかもしれません。一度、手紙を出してみるのはいかがでしょうか。

ただ、不採用の通知が電話できた場合、その電話の中で不採用の理由を訊ねるのはやめましょう。企業側も多忙な中で電話をかけているわけですから「総合的に判断しまして」などとお茶を濁されてしまうことがほとんどだと思います。やはり、手紙か既にメールでのやりとり実績がある場合にはメールを使用するのもよいですね。

法律的には、企業側に不採用の理由を通知する義務はありませんし、どのような人物を採用するかも企業側の自由です。また、不採用の人でも企業側にとっては「お客様」と同じです。不快にさせるようなことは口にしないでしょう。

今後の自分のために生かしたい、という真摯な姿勢と、忙しいなか時間をとらせてしまって申し訳ないという感謝の気持ちをもった手がいを添えれば、もしかするとその気持ちに答えてくれる企業もあるかもしれませんね。

その場合、それこそ成長の大チャンスです。更なるスキルアップに繋げましょう。

これだけは身につけておきたい、電話の対応マナー

採用不採用の通知に限らず、社会人としては、電話の対応でのスキルがかなり要求されます。電話では姿や表情がみえない分、声と話し方で判断されてしまうためです。同じ文言でも声の調子によって伝わり方がガラリと変わる場合さえあります。

最低限に身につけておきたい電話でのポイントは4つ。

姿勢を正して声に心をこめる

意外と声色だけで受話器の向こうの姿勢まで読み取れるものです。はっきりした声で、必要なところには声に強弱をつけて、心のこもった話し方にします。

丁寧な言葉遣いをする

基本的な言葉遣いのマナーを身につけましょう。尊敬語と謙譲語の間違いなどは、とても残念な印象を受けますね。

事前に頭の中を整理しておく

伝えるべきことをまとめてから電話します。メモに箇条書きで書き出しておいたほうが、伝え忘れもなく、また落ち着いて話せてよいと思います。

電話を切る際まで心をこめる

ガチャン!と受話器を落とすようにおろすと、相手の方にはかなり強い音が耳に響くものです。必ず受話器はそっと置きましょう。

基本的なマナーとしては、電話はかけた方が最初に切る、または、お客様が最初に切る、この2つです。相手が電話を切ったのをしっかり確認してから、そっと受話器をおろすようにしましょう。そのような小さな心掛けが、真心として伝わるものです。

不採用の電話を次の採用につなげよう!

以上、不採用の通知が電話で来た場合の対応マナーなどを紹介しました。基本的な電話のマナーについても紹介していますので、参考にしてください。魅力的な対応のできる人は、社会人としても魅力的であるに違いありません。また、プライベートにも必ず生かされますね。

就職・転職ともに、未来へ向かって意欲的に取り組んでいる姿勢の表れです。
その強い気持ちを採用へ、そしてイキイキした未来へとつなげていくためにも、不採用の通知をバネにさらに次へと取り組んでいきたいですね。

また、電話の応対に限ったことではなく、就職・転職活動は、社会人スキルを上げるための大切な機会です。

見知らぬ相手に自分という商品を売り込み、採用という契約へ持ち込む、そのために自分を磨き、そしてアピールし、また、企業側の希望する人材とのマッチングを行うことも必要です。

それらの中で学ぶべきことはたくさんあります。成功へ繋げるための貴重な機会を逃さずに自分のものとしてくださいね。

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