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仕事で能力不足を感じて辛い時の対処法

      2016/06/07

仕事で能力不足を感じて辛い時の対処法

仕事をしていて、上司に怒られる。

それが自分の能力不足に起因していたら、どうすればいい?

自信を無くすし、とても辛い。

どうすればこんな思いをしなくて済むのだろうか…

と悩むあなたの問題について考えてみましょう。

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暑い夏も終わり、そろそろ秋ですね。

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仕事の能力不足を辛いと感じる時

あなたが自分の仕事能力に疑いを覚えるのは、上司に叱責された時でしょう。

叱責される理由は色々ありますが、納期を守れない、何度言っても同じ間違いをする、報告が遅いもしくは下手等が多いと思います。

人前で怒られるのは、それだけでも辛いものです。

では何故上述のような誤りをしてしまうのでしょうか?

まず3つのことに共通しているのは、余裕がないからです。

1.いつも一杯一杯で、毎日これだけ忙しい思いをしているのに、仕事に終わりはないので、納期が守れない。

2.常に平行していろんな仕事をしているため、一つ一つに対する集中力を欠いているので同じ間違いをする。

3.常に忙しいので報告が遅く、またまとめる余裕がないので、報告内容が雑然とする。で叱責を受ける時間、間違いをリカバリーする時間等、余計な時間がかかり、さらに忙しさが加速していく。

これではいくら時間があっても足りませんね。まさに悪循環です。まず大切なのはこの悪循環を打ち破ることです。

仕事の能力不足が原因ではない

納期を守り、ミスがなく、報告も早く的確な人は仕事がデキる人でしょうか?

残念ながら違います。本当に仕事がデキる人は、これにプラスアルファがある人です。

逆に言えば、納期が守れず、間違いが多く、報告が遅く雑然としているのは、能力不足が原因ではないのです。要は効率的な時間の使い方を知っているか否かです。

効率的な時間の使い方というのは、つまり物事の優先順位をつけることができるという事です。

よく言われるのは「to doリスト」を作成することです。

「to doリスト」は、確かに有効な手段です。

業務全体を把握でき、且つ納期管理もできます。

ただ気を付けなければいけないのは、「to doリスト」を作ることを目的にしてはいけません。

夏休みの宿題をする立派な予定を立てて満足してしまう子供のように、「to doリスト」の作成に業務時間を大幅に費やすのは本末転倒です。

理想を言えば業務時間前に、難しいようなら、業務時間開始の10分以内にできるように心掛けましょう。

to doリストに必要なこと

まずは最低限必要なのは、業務内容と納期のあるものは納期です。

この2つの項目があれば十分です。

人によって色々とやり方があるので、慣れてきたら自分に必要な項目を増やしていきましょう。

パソコンを使って作る人もありますが、これは手書きで十分だと思います。ちょっとした追加や変更も、手書きの方が臨機応変に対応できますし、パソコンで作業しながら同時に「to do」を確認することもできますので、手書きをお勧めします。

記入する「to do」ですが、難しく考える必要はありません。

誰に見せるものでもないので、自分でわかる言葉で記入してください。

業務ごとでもいいですし、業務の工程ごとに記載してもかまいません。

工程ごとに記載すると、少し終わることにささやかな達成感を味わえますが、多くの「to do」を見るとうんざりする人は業務毎に記載するといいでしょう。

毎日作り直す必要もありません。

リストが見にくくなったら、書き直す程度で十分です。順番も納期毎にする必要もありません。

思いついた順番に記載して、必要であれば後でナンバリングすれば十分です。

to doリストを活用しましょう

「to doリスト」を作っても、仕事が効率化するわけではありません。

活用して初めて効率化してくるわけです。

「to doリスト」でできることは業務内容の把握と納期管理です。

朝来て「to doリスト」を確認します。

そして本日やるべき業務を整理します。

納期が近いものは優先的に。

1日にやるべき仕事を決めます。

仕事をしていると突発的な仕事やトラブルは必ずあります。

それを考慮に入れて、納期の1日前を仮の納期として仕事をするように心がけましょう。

そうすれば、仮に突発的な仕事やトラブルが入って、仕事の予定が狂ったとしても、納期までにはまだ1日余裕がありますので、リカバリー可能です。

またその1日の余裕で、仕事を見直す時間もできます。

間違いを見つけて修正する時間です。

そうすれば同じ間違いを何度も指摘されることもなくなります。

相手から仕事を頼まれた時、納期を聞かれたら必ず1日は余裕を見るようにしましょう。

早く仕事ができて怒る人はいません。納期を守れない場合に怒られるのです。

仕事が多くて辛いと感じる時は?

納期のある仕事を頼まれた場合は、「to doリスト」を確認して、答えるようにしましょう。

よくなんでも引き受けて、手一杯になって納期が守れない人がいます。

相手から仕事を頼まれた場合、向こうの希望の納期通りにできそうになければ、「今抱えている仕事が○日までなので、×日にはできる」という回答をしましょう。ただ「忙しくてできない」というのでは角が立ちます。

そんな事ばかりしていると、自分の仕事も受けてもらえなくなります。

もし納期が近い仕事が来て、優先順位が付けられなければ、上司に相談しましょう。

この時自分の仕事が忙しい理由を説明してはいけません。

上司も忙しいのであなたの泣き言を聞いている暇はないのです。

「to doリスト」を利用すれば、まず自分の抱えている業務や納期を把握できるでしょう。

そこであなたが相談するのはあくまでも、「相手の希望通りの納期で仕事が出来ない場合の対処方法」ではありません。

「今抱えている仕事と新規の仕事どっちの納期を優先すべきか」です。

あなたしが出来ない仕事であれば、どちらかの納期を遅らす判断を上司がします。

あなた以外にできる人がいれば、そちらに仕事をまわすでしょう。

こういった仕事の整理をするにも、業務の把握と納期管理は大切なことです。

ぜひ「to doリスト」を活用して仕事を効率化しましょう。

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