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最近は何かにつけてメールで連絡。でも文章は苦手で大変…

      2016/06/07

最近は何かにつけてメールで連絡。でも文章は苦手で大変…

友達にも、親にも、会社にも連絡するのはメールが多い。

特に会社ではメールで報告が原則になっているが、文章を書くのは苦手で困っている。

どうすれば、他の人に判りやすい文章を書くことが出来るのか?

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プライベートとビジネスのメール文章の違い

プライベートとビジネスのメールには違いがあります。

その違いが判らないと文章が上手くなりません。

プライベートは友人や親、恋人に向けるメールで、顔文字、絵文字なども入れてOKです。

どちらかというと感覚的な面が強調されるので、文章もほぼ会話に近く、主語がなくても語尾がなくても、内容は読み取れます。

ビジネスで利用するメールは、その逆といっていいでしょう。

顔文字、絵文字は厳禁、ロジカルでかつ読みやすくなくてはいけません。

主語も明確にして、語尾まできちんと記載する必要があります。

プライベートのメールは、返信時に送られてきた文章を消しても問題ありませんが、ビジネスの時は余程理由がない限り、前の文章は残したまま返信します。

プライベートのメールは、宛名も不要ですし、親しい相手だったら名乗らなくても判りますが、ビジネスメールは、宛名も誰が送ったのかも明確に記載する必要があります。

つまり、ビジネスメールにはある程度型があります。

メールの文章が苦手な人とは?

10年前と比べれば、現在の私達ははるかに多くの文章を書く必要があります。

メールにSNSにLINE。

コミュニケーションツールのほとんどが文章が基本です。

だからといってみんなの文章能力があがった訳でないのです。

コミュニケーションツールとしての文章は独自に進化を遂げました。

顔文字や、絵文字、スタンプは文章で表現できない感情を補助するツールから、それ自体が意味を持つ物へと変わってきています。

それに比べて、ビジネスメールは、昔からのいわゆる「作文」「論文」という文章に近いのです。

ビジネスメールは手紙のように、「拝啓〜敬具」で始まりませんが、内容的には旧態依然です。

その違いを理解しない人は、ビジネスのメールは苦手なままです。

とは言っても手紙ともやはり違うものです。

モニターや、携帯、スマホで読む場合の可読性も考慮しないといけません。

苦手な文章を克服するために

前述した通り、ビジネスのメールには型があります。

まずは宛名です。

社外の人であれば、「会社名、所属、担当者名」は必須事項です。

ビジネスメールは個人のアドレスもありますが、大勢でメールを受信しているケースもあるので、必ず記載しましょう。それが返信のメールでもです。

そして、自分も名乗ります。形式は「会社名、所属、自分の名前」です。

頻繁にやり取りしている相手でも、メールには必ず署名がついても名乗りましょう。

挨拶は簡潔に

「いつもお世話になっております。」
「先日はお世話になりました。」

そしてこのメールの要件について、1〜2行でまとめます。

詳細については、可能であれば箇条書きなど利用して、可読性をあげましょう。

そして、割と忘れがちなのが、主語です。

文章が判りにくい場合の大半は主語が省略されていることに起因しています。

多少しつこくても、必ず主語を明確にする習慣をつけましょう。

「誰が、何を、どうした」という文章構成が基本です。

メールの書き方の心得

メールの文章の印象は受け手に依存します。

こちらが意図しなかった意図を勝手に読み取られてしまうこともありますので、注意が必要です。

メールでは感情が伝わりにくく、得てして冷たく感じられます。

そのために顔文字、絵文字が感情を伝えるために発展してきたのですが、ビジネスのメールでは厳禁。すべて文章で説明しなくてはいけません。

メールの相手がクレームを伝えてきたり、何かこちらからお詫びする必要がある時は、極力電話もしくは、直接会って話した方が良いです。

どうしてもメールで回答する必要がある場合は、まずお詫びの言葉から始めます。

そして通常よりも丁寧な内容にしましょう。

多少やりすぎぐらいでちょうど良いくらいです。

ここで簡潔に説明しても、内容自体が正しくても「冷たい」という印象は拭えません。

可読性よりも受け手か感じる感情を優先させます。

メールは読み手か必ずいます。

その相手がこのメールを読んだらどう感じるかを考えて書きましょう。

文章の苦手を克服するために

一番は文章の練習をすることです。

文章を読むことと書くことです。

書いていくと、必ず上達します。

どんなものを習得するにも、練習が必要です。

昔からよく言われているのは新聞の社説を読むことです。

そして真似をすること。文章の構成や言葉の使い方など学ぶには最適と言われています。

新聞を取ってない、興味がないという方ならば、ブログを開設する方法をおススメします。

自分が何か好きなことがあれば、それを文章にしてみるのです。

現在はブログなど不特定多数に見てもらえるチャンスも多いので、好きな映画や本、好きなスポーツチームについて、日々の雑感などを文章として公開するのもいいでしょう。

人に見られるのは上達する早道です。

メールもブログでもそうですが、一度書いたら目を通しましょう。

文章が苦手と思っている人は、一度ですべて書けるようにやろうとして上手くいかないことが多いようです。

初めから完璧な文を書く必要はありません。

とりあえず最後まで書いてみて、その後適宜修正した方が良い文章になります。

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