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知って得する!仕事でメモを取るタイミングとメモの書き方

      2016/06/14

知って得する!仕事でメモを取るタイミングとメモの書き方

仕事が出来る人と出来ない人を分ける一番の要素は「メモを取る」か「メモを取らないか」です。

たかがメモとはいえ、これが仕事を進める大きな要素となります。

しかし、メモを取るタイミングが悪いと、逆の印象を与えてしまいます。

どうせなら、仕事が出来ると思われたい人に是非参考にしてほしい、メモを取るときのベストなタイミングと書き方についてご説明いたします。

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メモを取る癖をつけることは仕事で成功するための近道

上司は部下を見て、どんな時に「こいつ仕事が出来ないなあ…」と感じると思いますか?
頼まれた仕事の期日を守らない、約束を忘れる、頼んだ内容の仕事が違っている、伝えた内容を理解していない、そんな時に「仕事が出来ない」というレッテルを張られてしまいます。

一度張られたレッテルは中々はがす事は難しいです。上司の目は当然あなたの仕事に対して、いつも疑いの目を向けているので、仕事のチェックが厳しく、そのチェックが厳しければ厳しいほど、仕事のアラが目についてさらに評価が下がっていく。悪循環です。

これも仕事を依頼された時にきちんと言われたときにメモを取らなかったからです。

人の記憶は劣化します。その時は簡単ですぐ覚えられると思っても、次から次へと情報が入ってくればあっという間に、記憶の隅に追いやられます。

人間の記憶は、時間と共に徐々に失われていきます。記憶して1時間後には54%、24時間後には74%忘れてしまうと言われています。後でやろうとしても、その内容は曖昧になってしまうのです。その記憶の補助ツールとして、メモは大切です。

仕事でメモを取る事は上司にアピールをするチャンスになる

仕事の説明をしている時に、顔を見て、「はい」とうなずいている人と、必死にメモを取っている人、どっちの方がキチンと聞いている印象がありますか?

よく人の話しは顔を見て聞くのが礼儀と言われていますが、この場合は少ない例外の一つです。指示や仕事の説明をしている時に、全くメモを取らない人というのは「ちゃんと話聞いているのかな?」と逆に心配になります。誰だって同じ行為の何度も繰り返すのはうんざりですから、理想で言えば、一度の説明で理解して欲しいのです。

前述した通り、人の記憶は時間と共に劣化します。だからこそメモをとって、記憶を補助したりする必要があるのです。上司としては、一度説明して理解して、言った通りの仕事が出来る人は「仕事が出来る人」という認識です。

逆にメモを取らないで、何度も質問してきたり、間違った内容や期日になってしまう人は「仕事の出来ない人」です。

ここが上司に対して「仕事が出来るアピール」をするチャンスでもあります。しっかりとメモを取りましょう。ただ話の合間などメモを取る必要のないタイミングであれば、上司の顔を見て、相槌を打つのがベターです。

朝礼は仕事のメモを取るには絶好のタイミング

朝礼で話す内容として、教訓めいた話であればもちろんメモを取る必要はありませんが、例えば今月の目標や売り上げの数値、仕事の方針、ポイントなど話す場合もあります。
具体的な仕事の指示ではありませんが、上司や社長の考え方や方針がよくわかるタイミングなので、この時にはメモをとって「話しを聞いてます」というアピールをするのもいいかもしれません。

朝礼時は、誰もが話を退屈と感じて、あくびを噛み殺したり、下を向いて、上司や社長の質問に答えなくて済むようにしていませんか?

そんな方法よりも、メモを取るために視線をそらしている方が自然でかつ、真剣に聞いているように印象できます。

実際書く内容がない時もあるでしょう。でもあなたのメモは誰も見ませんので、気にする必要はありません。

ただ中には、メモを取る事に対して、「メモを取る事に夢中で、人の話しを聞かない」と感じる人もいます。メモを取るときは、その時のケースに合わせて取るようにしましょう。

上司から呼ばれた時はメモを取るタイミングであることが多い

上司から呼ばれたという時はほとんどが仕事の指示や依頼、また注意である事があります。つまり内容が重要な事なので、メモを取る必要があります。

ただし、上司の話しの内容に応じて、メモを取るかどうかの対応が変えましょう。もし注意されているのであれば、「メモを取らなきゃ理解でないのか!」と余計上司の神経を逆なでする場合があります。

メモを取る=真剣に聞いているアピールではありますが、TPOが大切です。また、人によりますが、真剣に聞いていればメモは必要ないという信念の人もいます。そういった可能性がある上司の場合は、メモを取る前に「メモをとってよろしいでしょうか?」と確認した方が無難です。

どんなに大切な内容でも、一度も上司と目を合わさずに、ただメモばかり取るというのも感心しません。必ず話しの合間には上司の目や顔を見て、きちんと話しを聞いてると態度でも表しましょう。メモを取っている時も、うなずいたり、相槌を打つというのはとても大切です。

仕事でメモを取るときに知っておくと便利な書き方のポイント

まず何か仕事の指示なり、依頼であれば、日付や数字、人物名、会社名など出てくると思います。こういった具体的な内容や、固有名詞はメモ必須事項です。

次に何かの説明であれば、その必要なキーワードだけ記録しておけばいいです。相手のいう事をすべてメモするのは無理です。話しを聞きながら、記憶を呼び覚ますポイントの言葉や文章を記録していきます。

ただこれも個人差がありますので、出来れば自分で記憶を呼び起こしやすいメモの取り方を考えた方がいいでしょう。

もし心配であれば、上司の話しが終わって自分のデスクで、記憶が劣化する前にそのメモに追記していきます。もし後から文字が見にくいと感じるようであれば、書き直したほうがいいでしょう。

また最近はPCやスマホ、タブレットなど利用してメモを取る人がいます。それ自体は悪くありませんが、紙以外の媒体を使うときは「これでメモを取らせてください」と先に断った方が無難です。特にスマホの場合は、相手によっては話しを聞いてないように感じられます。

是非この記事をご参考にしていただいて、仕事のメモをばっちりとりましょう。

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