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退職したけど、退職の挨拶状っていつ出すものなの?

2015.9.22

退職したけど、退職したら挨拶状を出すのが礼儀と聞いたのだが、普通はいつ出すべきだったの?

退職の挨拶状ってもらったことが無いけど、今でもやるべきこと?

挨拶状の文面はどうすればいい?

そんな悩みにお答えします。

退職の挨拶状は誰に出す?

一般的には、仕事をして知り合ったお世話になった人、取引相手の会社、退職した会社の上司、同僚、部下、旧来の友人と言われています。

ただし、退職した会社の場合は、直接ご挨拶していれば割愛してもいいようですが…

考え方としては、退職の挨拶でベストなのは直接会ってご挨拶することです。

それが何らかの理由で難しい場合は、手紙などでご挨拶をします。

手紙も封書とはがきがあり、封書の方がよりフォーマルになります。

ただ封書でなくてはいけないというわけでもないので、やや簡略的なはがきを選択する人が多いようです。

さらに簡略化されたのがEメールです。

メールで挨拶の場合は注意が必要です。

特に年齢が高い人や、格式を重んじる人に場合は、失礼と感じる人もいます。

これは出す相手によって切り替えた方がいいでしょう。

ただし、通常メールでやり取りしている相手であれば、その延長で退職のご挨拶をしてもいいと思います。

相手が友人などであれば、メールが一般的です。

退職の挨拶状はいつ出す?

これも出す相手によって切り分けた方がいいでしょう。

一般的には、退職後1か月〜2か月以内と言われています。

退職した会社の上司、同僚、部下であれば問題ありません。

その間に転職したのであれば、転職のご案内も併せてしてもOKです。

特に退職後、以前の人間関係をつないでおきたいと考えてあるのであれば、転職先の連絡先など記載し、積極的に出しましょう。

これが取引先の場合は、職後1か月〜2か月では遅すぎます。

その間、取引先は退職したあなたに連絡を取ろうとして、会社に電話したら「退職しました」と聞かされたらどう思うでしょう。かなり不愉快に思いますよね。

人によったら蔑ろにされたと怒るかも知れません。

必ず事前にご挨拶をしましょう。

最低でも1週間前には必要です。

ベストなのは、直接会ってご挨拶することですが、ケースバイケースです。

常に電話やメールなどで連絡をする相手であれば、電話やメールで問題ないでしょう。

退職の挨拶状の内容は?

取引先の会社の人に対してであれば、まず、退職日と、後任の名前、後任の連絡先(メールアドレス、携帯番号、内線等)を記載します。

そして感謝の言葉とともに、出来れば何か個別の内容を一文付け加えるといいでしょう。

いかにも一斉送信メール内容と比べて人間味があり好感度が上がります。

最近は、急に退職することになり、挨拶も等閑となることが多いそうです。

会社によってはコロコロ担当者が代わってしまい、今誰が担当者か判らないなんて事も。

そんな状況の中で、退職のメールを送った後に、引き継ぎの後任者からご挨拶のメールなど出してもらうと、引き継ぎがスムーズであって、あなたの退職後も信頼できる会社というイメージがアピールできます。

メリットはそれだけでなく、担当者が代わったということも明確に認識されますので、間違ってあなたにだけ連絡してくると云った事も防げますので、退職の挨拶と、後任からのご挨拶はセットで行うのがベターです。

退職の挨拶について

もう一つの考え方として、退職後でなく、退職時に社内用にメールでご挨拶する方法もあります。

もちろん直接ご挨拶できる人に対しては直接退職の挨拶をしましょう。

特に大きな会社の場合は、全ての人に挨拶できるとは限りません。

会社で朝礼やミーティングの際に、全社員に向けてご挨拶する機会があればいいのですが、そういう事もない場合は、直接挨拶できない人にメールでご挨拶します。

目的は退職の挨拶というよりも、退職の周知といった意味合いが強いです。

そのため、退職後1〜2か月でなく、退職当日の方が相応しいでしょう。

内容は、退職日と感謝の気持ちで良いでしょう。

退職理由は結婚や出産、家族の介護など、書いても差し支えの内容であれば記載して、もしネガティブな理由であれば、「一身上の都合」にしておきましょう。

恨みつらみを記載しないように。

これも会社によって色々と考えた方がありますので、前の退職者の人の対応などを見てから実行しましょう。

いつ出す?と悩んでいるうちに

退職後、すぐ転職した場合や、結婚したりするとあっという間に日にちは経っていきます。

いつの間にか退職してから1〜2か月が過ぎてしまったなんて事もあると思います。

あまり時間が経ってから出すのも間が抜けて見えます。

そういった場合は、何かの別の挨拶と兼ねて送るという方法をとりましょう。

年末だったら、年賀状に一言添えるとか、転職のご挨拶と併せて送るとか。

はがきの場合は、ほとんどが定型文を印刷して送る人が多いと思います。

横に一言手書きで書き添えましょう。

もしメールで送るのであれば、出来るだけ一斉配信は避けましょう。

少しでも何か定型文以外の個別の文章を加えると受け取った方も印象に残ります。

挨拶は結局のところ、人に対する礼儀です。

あなたの気持ちや感謝が伝わればいいのです。

方法は色々あります。

どの方法にもメリット、デメリットがあり、どれを選択するかはあなた次第です。

形式だけに囚われないように気を付けましょう。

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