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退職時の必要書類は郵送しなければいけないのか

2015.9.20

退職ともなると色々な手続きが必要となってきます。

また、必要書類も揃えなくてはいけません。

では、そんな必要書類は郵送してもいいものでしょうか。

また、FAXで送ることはできるのでしょうか。

今回は、そんな疑問点にお答え致します。

退職時の必要書類 受け取る書類

退職する際には、会社から受け取っておくべき書類がいくつかあります。

まずは、それを説明しましょう。

健康保険被保険者資格喪失証明書

これは自身が勤めていた会社が加入していた健康保険から脱退した証明書です。

退職して国民健康保険に加入する際に必要になります。

源泉徴収票

税金の手続きに必要となります。

退職した後に自営業を始めるときなど、確定申告の手続きで必要になってきます。

厚生年金基金加入員証

自身が勤めていた会社が厚生年金基金に加入していた場合に渡される証書です。

これは年金の請求時に必要となる大事な書類です。

雇用保険被保険者証

雇用保険の手続きをする際に必要となる書類です。

これは年金手帳と同じく、入社する際に会社に預けて退職する際に本人に返却される書類です。

退職証明書

退職して、健康保険の家族の被扶養者になるときに必要となる書類です。

年金手帳

先に説明した通り、入社する際に会社に預けて退職する際に本人に返却される書類で、公的年金の手続きに必要となる書類です。

離職票

雇用保険の手続きの際に必要となる書類です。

ただし、退職時点では受け取ることができません。

退職時の必要書類 返却する書類

次に、会社に返却すべき書類もいくつかあります。

健康保険証

任意継続被保険者の手続きをする場合に健康保険証番号が必要となってくるので、健康保険証のコピーを取ってから返却してください。

通勤定期券

意外と忘れてしまうのがこの定期券。

これは会社から支給されたもので社員のものではありません。

なので、退職時には忘れずに会社に返却しましょう。

身分証明書

これも通勤定期と同じで社員のものでありません。

ネームプレートも含まれます。

退職時には忘れずに会社に返却しましょう。

名刺

これも会社から支給されたもので社員のものではありません。

独立後の人脈形成に役立つと思っている人もいるかもしれませんが、退職時には忘れずに会社に返却しましょう。

書類以外に返却するもの

会社から支給された制服類

きちんと洗濯して返却するというのが大人のマナーです。

会社の備品類

細かいことを言うかもしれませんが、これも退職時には忘れずに会社に返却しましょう。

また自分が座っていた机の回りもきれいに掃除しておきましょう。

「飛ぶ鳥跡を濁さず」です。

経費の精算

これも当然ですが会社のお金です。

退職時には忘れずに精算しましょう。

郵送できる必要書類

これまで見てきたように、退職する際に会社から受け取るべき書類と会社に返却すべき書類には郵送できるものと、そうでないものがあります。

退職時に会社から受け取るべき次の書類は、会社に頼めば自宅に郵送してもらえるでしょう。

ただし、退職時にトラブルを起こさないことが大前提ですが。

次の書類は退職時に会社に返却すべき書類です。

これなら会社に郵送できるでしょう。

いくらトラブルを起こしたとしても、会社側が受け取りを拒否することはないと思います。

・健康保険証
・通勤定期券
・身分証明書
・名刺。

もしも何らかの事情で会社に行けない、あるいは会社に行きたくない場合は郵送を検討されてはどうでしょうか。

ただし、よほどのことがない限り、お世話になった人への挨拶はすべきです。

円満退社は必ず次のステップにつながりますから。

退職時に郵送できない物

これも今まで見てきたように、退職時には書類以外にも返却すべき物があります。

これらは郵送できるのかどうか見ていきましょう。

会社から支給された制服類

これなら、郵便小包や宅配便で送ることも可能でしょう。

先に説明したように、きちんと洗濯して返却するというのが大人のマナーですので、くれぐれも忘れないようにしてください。

会社の備品類

これも、郵便小包や宅配便で送ることも可能でしょう。

ただし、会社の備品理を自宅に持ち帰っていた場合、どれが会社の備品類でどれが自分の物か分からなくなっている人もいるでしょう。

そいう時は「多め」に返却しましょう。

最後は経費の精算

これは少し面倒です。

現金を郵送する場合は、現金書書留でなければいけません。

普通の封筒に現金を入れて郵送してはいけません。会社から事前に経費を預かっており差額を返す必要がある場合、逆に経費を持ち出しており会社に差額を請求する必要がある場合、いずれにしても、現金書書留を使う必要があります。

もしそれが面倒であれば、銀行振込という方法もあります。

郵送以外で必要書類を送る

退職願をFAXで送った、という話をよく聞きます。

よほど会社に顔を出すのが嫌だったのでしょう。これは許されるのでしょうか。

これまで見てきたように、退職に際して退職願を提出しなくても特に問題はありません。

ようはケジメの問題だといえるでしょう。

したがって、退職願をFAXで送るのが許されるか否かは問題ではなく、退職に際して受け取るべき書類をきちんと受け取り、会社に返却すべき書類はきちんと返却することが重要です。

また、ネット社会の進展で最近の若い人はメールで退職願を出す、という話も聞きます。

確かに、必死で就職活動したにもかかわらずメール一本で不採用通知がくることに慣れてしまった若者は、同じくメール一本で退職届を出すことに抵抗がないのかもしれません。

これも、先ほどのFAXと同じで、退職願をメールで送るのが許されるか否かは問題ではなく、退職に際して受け取るべき書類をきちんと受け取り、会社に返却すべき書類はきちんと返却することが重要です。

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