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電話のメモの書き方ってどうすれば見やすくできる?

      2016/06/07

電話のメモの書き方ってどうすれば見やすくできる?

電話の応対をして、メモを書く。

元々字はうまくないけど、これではあまりにも見にくい気がする。

だからって書き直していると、どんどん時間がたってしまうし、メモ一枚にあまり時間をかけられない。

どうしすれば効率的で見やすいメモになるか、書き方が知りたい。

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電話のメモの内容は?

以下の箇所を抑えていれば大丈夫です。

1.入電日時
2.電話相手の社名、所属名、名前+性別
3.電話の内容
4.折り返しTELの有無
5.電話を受けた人の所属と名前
6.電話相手の連絡先

1は言わずもがなですが、時間は24時間制か12時間制か、会社によってルール化しているところもあるので、統一しましょう。12時間制の場合は、AM、PMを忘れずに。

2の社名や所属、名前は、電話相手も言い馴れているため非常に早口の場合があります。聞き取りにくかったら、「お電話が遠いようで…」等言って、再度聞きましょう。あまり繰り返しても失礼なので、無理のない範囲でできるだけ聞き取りましょう。

3は相手の話が専門的で理解できないようなら、自分が理解するまで何度も聞いても仕方ないので、いくつかキーワードを抑えて簡潔にまとめましょう。

4は相手が言わなくても「折り返しTELの有無」を聞くのは礼儀ですので、必ず確認し、メモに書きましょう。電話をしなかったことでトラブルに発展することもあります。

5は大会社の場合で、部署が違う場合、自分の内線番号など記入すると大変親切です。

6は、折り返しTELの場合は、必須です。仮に電話の相手が「(担当者)知っている」といっても無理のない範囲で確認しましょう。

電話のメモの書き方は?

字が上手いことに越したことはありませんが、要は見やすいかどうかです。

上述の6つをただ並べただけでは、かなり見にくいでしょう。

それぞれをブロック毎に分けて、可能であれば、項目名をつけて整理するとかなり見やすくなります。

また必要事項が項目名としてあれば、それを埋めるだけでいいので、漏れもなくて便利です。

特に4の「折り返しTELの有無」に関しては、チェックボックスにして、以下のようにするとかなり便利です。

該当するところにチェックをするだけなので、時間の省略にもなります。

・□ 折り返しTELをしてください。
・□ またお電話します。
・□ 電話があったことをお伝えください。

会社によっては、電話用のメモがあり、必要事項を記入するタイプを採用しているとこもあります。もしある場合はそれを活用しましょう。

裏紙をメモ代わりに利用している会社は、自作してもいいと思います。

手書きでは大変なので、ここはwordやexcelなどで簡単に作ってしまいましょう。

また、ネットでも無料のフォーマットが用意されているので、それを利用するのも一つの手です。

以外と見られているメモの書き方

新入社員で仕事が出来るかできないかというのは、こういう他愛もない日常業務で現れます。

よく自分は仕事が出来るという事をアピールするのに、やたら仕事の方法に疑問を呈したり、意見を言ったりする人がいますが、逆効果です。

少なくとも新入社員が思いつく疑問の多くは、すでに他の人が思いついており、メリット、デメリットを考えた上で、結果として今の仕事の方法を採用しているのです。

もし仕事の方法を改善したいなら、まずは仕事を覚えた上で、現在の方法と、自分がいいと思った方法をやってみて、メリット・デメリットを比較した上で提案すべきです。

メモを書くにも、フォーマットを利用すれば、漏れもなく、かつ見やすいので記入する時間も短縮されます。

電話は日に何本も掛かってきますので、積み重なればかなりの短縮になりますし、他の仕事にその分の時間を割くことができます。

また見やすいメモというのは、もらった方からも好感触です。

少なくとも、メモの解読に時間がかかるようなら、もらった相手はイライラするでしょう。

電話があったことを伝えるのも大事

こんな話をきいたことがあります。

取引先から連絡があって、担当者が不在だったため、電話の相手が「じゃああ改めて連絡します。」と言ったので、不在だった担当者宛に電話があった旨を記載したメモを置きました。

戻ってきた担当者は「電話があっただけのメモって必要?」と笑ったそうです。

さてあなたはどっちが正しいと思いますか?

この場合、メモを書いた人の方が正しいです。

実際電話があったという情報は必要です。

電話相手は、担当者に直接話をしたかったかもしれませんし、その後用事があり、折り返しTELをもらっても電話に出られないから、再度自分の都合で連絡したかったのかもしれません。

しかし再度連絡を電話がかかってきたときに、「先ほどはお電話いただきましたのに、不在ですいません。」という言葉があるかないかでは印象が大分違います。

自分が電話したことが伝わっていれば、会社内の連絡がキチンとしているということなので信頼感があります。

しかし、そんな枕詞もなく話を始めれば、「連絡をキチンとしてないのでは?」「担当者は自分を軽んじているのでは?」と感じます。

どちらにしろ会社にとってはマイナスのイメージです。

電話の応対は会社の信頼性の指標

電話の応対というのは、日常当たり前の業務であり、他の仕事と並行してしなくてはいけない業務です。

時として、電話の応対にイライラさせられたり、うんざりすることもあるでしょう。

しかし、電話の応対がいい加減だったり、折り返しのTELの約束が守られなかったり、伝言していた内容が全然違ったりした場合、どんなに本来の業務が素晴らしくても、誰もその会社を信頼しません。

電話の応対は会社の業務の小さな一部分ですが、外部の人間からみれば、会社を測る指標となりうるのです。

そもそも社内連絡ですらまともに行えない会社だったら、本来の業務などでも社内連携がとれないとできるわけがないので、とても仕事を依頼する気にはならないでしょう。

そう考えれば、電話のメモひとつとっても書き方で、ミスを防いで会社の信頼性を高めることができるのです。

地味な作業ではありますが、営業と同じく電話応対も会社の最前線です。

つまり学べるとこも多いのです。

嫌がらずに積極的になりましょう。

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