最新ニュースや最新じゃないニュースで管理人が気になったお話まとめてます。

話題のアレ

電話のメモの書き方ってどうすれば見やすくできる?

      2016/06/07

電話のメモの書き方ってどうすれば見やすくできる?

電話の応対をして、メモを書く。

元々字はうまくないけど、これではあまりにも見にくい気がする。

だからって書き直していると、どんどん時間がたってしまうし、メモ一枚にあまり時間をかけられない。

どうしすれば効率的で見やすいメモになるか、書き方が知りたい。

スポンサーリンク


  こんな記事もよく読まれています

旦那がパワハラの標的に!相手の上司に対抗するには

家族を養うため、世の男性は辛いことも大変なことも必死に乗り越...

洗濯機は洗濯槽クリーナーを使ってもカビが残るって本当?

洗濯機は洗濯物をキレイにしてくれます。
<...

クロスのヤニ取り方で敷金が変わる?簡単なヤニ取り方法

賃貸にお住まいの人ならご存知だと思いますが、退去する時には借...

こんな時にボーナスはもらえるの? 退職前の有給消化中の場合

ボーナスは大事な臨時収入。まして退職が決まっているのであれば...

会社をクビになる?新卒でもそう簡単には解雇できません。

会社に勤めていて、時に悪い上司にぶつかると「クビにするぞ!」...

大学のゼミで一人に…。「ぼっち」は恥ずかしいと悩む人へ

大学のゼミに一人で浮いてしまう、周りは友達と楽しそうなんて場...

公務員と企業の併願は無理?「二兎追うものは一兎も得ず」か

公務員試験と企業の選考開始日が被ってしまうと、併願希望者にと...

これは本心?それとも義理?旦那の友達の結婚式、妻はどうすべき


旦那の友達の結婚式の招待状に、何故か「奥様と是非...

大学生の部活は厳しい! 円満にやめたい時に出すべき理由とは


大学生になってからの部活というものは、それまでの...

太ももが熱いと感じたら要注意!それは重大な病気のサインかも


太ももが突然、燃えるように熱いと感じたら、決して...

心臓が痛い!中学生や見られる心臓の痛みの原因と対策

心臓が痛い!と感じる中学生や高校生は少なくありません。 <...

《そろそろやばい?》気づけばアラサー、結婚を焦る大人女子へ

学校を卒業して社会に出ると、見える景色は一気に変わります。 ...

今更人には聞けない!「憶測」と「推測」の違いと使い方

日本人が使っている日本語というのは、基本的に生活や経験、そし...

《朝からトイレに閉じこもり》出ない悩みはすぐに解決!

朝、毎日トイレで「出ない・・・」と悩んでいるあなた。その辛さ...

《健康志向の方必見》朝バナナの効果!ポイントは一日2本まで

健康な身体を維持するためには朝食はとても重要です。

《気にしすぎ?》赤ちゃんが心配で眠れない毎日

子供が生まれると今まで以上に赤ちゃんに関するニュースには敏感...

《過保護すぎ?》大学生になった息子が心配でたまらない

あんなに小さくて可愛らしかった息子が気づけば大学生。

《みんなこんなに苦労してるの?》夫の給料が低い我が家

衣食住だけでなく各種税金や保険、人間誰しも生きるためには常に...

原因は猫背?!くしゃみをすると腹筋が痛い人必見!


暑い夏も終わり、そろそろ秋ですね。

野菜の食べ過ぎが害に!?良かれと思って食べ過ぎると実は逆効果

美容と健康のために野菜をたくさん食べましょう!というのは、常...

スポンサーリンク


電話のメモの内容は?

以下の箇所を抑えていれば大丈夫です。

1.入電日時
2.電話相手の社名、所属名、名前+性別
3.電話の内容
4.折り返しTELの有無
5.電話を受けた人の所属と名前
6.電話相手の連絡先

1は言わずもがなですが、時間は24時間制か12時間制か、会社によってルール化しているところもあるので、統一しましょう。12時間制の場合は、AM、PMを忘れずに。

2の社名や所属、名前は、電話相手も言い馴れているため非常に早口の場合があります。聞き取りにくかったら、「お電話が遠いようで…」等言って、再度聞きましょう。あまり繰り返しても失礼なので、無理のない範囲でできるだけ聞き取りましょう。

3は相手の話が専門的で理解できないようなら、自分が理解するまで何度も聞いても仕方ないので、いくつかキーワードを抑えて簡潔にまとめましょう。

4は相手が言わなくても「折り返しTELの有無」を聞くのは礼儀ですので、必ず確認し、メモに書きましょう。電話をしなかったことでトラブルに発展することもあります。

5は大会社の場合で、部署が違う場合、自分の内線番号など記入すると大変親切です。

6は、折り返しTELの場合は、必須です。仮に電話の相手が「(担当者)知っている」といっても無理のない範囲で確認しましょう。

電話のメモの書き方は?

字が上手いことに越したことはありませんが、要は見やすいかどうかです。

上述の6つをただ並べただけでは、かなり見にくいでしょう。

それぞれをブロック毎に分けて、可能であれば、項目名をつけて整理するとかなり見やすくなります。

また必要事項が項目名としてあれば、それを埋めるだけでいいので、漏れもなくて便利です。

特に4の「折り返しTELの有無」に関しては、チェックボックスにして、以下のようにするとかなり便利です。

該当するところにチェックをするだけなので、時間の省略にもなります。

・□ 折り返しTELをしてください。
・□ またお電話します。
・□ 電話があったことをお伝えください。

会社によっては、電話用のメモがあり、必要事項を記入するタイプを採用しているとこもあります。もしある場合はそれを活用しましょう。

裏紙をメモ代わりに利用している会社は、自作してもいいと思います。

手書きでは大変なので、ここはwordやexcelなどで簡単に作ってしまいましょう。

また、ネットでも無料のフォーマットが用意されているので、それを利用するのも一つの手です。

以外と見られているメモの書き方

新入社員で仕事が出来るかできないかというのは、こういう他愛もない日常業務で現れます。

よく自分は仕事が出来るという事をアピールするのに、やたら仕事の方法に疑問を呈したり、意見を言ったりする人がいますが、逆効果です。

少なくとも新入社員が思いつく疑問の多くは、すでに他の人が思いついており、メリット、デメリットを考えた上で、結果として今の仕事の方法を採用しているのです。

もし仕事の方法を改善したいなら、まずは仕事を覚えた上で、現在の方法と、自分がいいと思った方法をやってみて、メリット・デメリットを比較した上で提案すべきです。

メモを書くにも、フォーマットを利用すれば、漏れもなく、かつ見やすいので記入する時間も短縮されます。

電話は日に何本も掛かってきますので、積み重なればかなりの短縮になりますし、他の仕事にその分の時間を割くことができます。

また見やすいメモというのは、もらった方からも好感触です。

少なくとも、メモの解読に時間がかかるようなら、もらった相手はイライラするでしょう。

電話があったことを伝えるのも大事

こんな話をきいたことがあります。

取引先から連絡があって、担当者が不在だったため、電話の相手が「じゃああ改めて連絡します。」と言ったので、不在だった担当者宛に電話があった旨を記載したメモを置きました。

戻ってきた担当者は「電話があっただけのメモって必要?」と笑ったそうです。

さてあなたはどっちが正しいと思いますか?

この場合、メモを書いた人の方が正しいです。

実際電話があったという情報は必要です。

電話相手は、担当者に直接話をしたかったかもしれませんし、その後用事があり、折り返しTELをもらっても電話に出られないから、再度自分の都合で連絡したかったのかもしれません。

しかし再度連絡を電話がかかってきたときに、「先ほどはお電話いただきましたのに、不在ですいません。」という言葉があるかないかでは印象が大分違います。

自分が電話したことが伝わっていれば、会社内の連絡がキチンとしているということなので信頼感があります。

しかし、そんな枕詞もなく話を始めれば、「連絡をキチンとしてないのでは?」「担当者は自分を軽んじているのでは?」と感じます。

どちらにしろ会社にとってはマイナスのイメージです。

電話の応対は会社の信頼性の指標

電話の応対というのは、日常当たり前の業務であり、他の仕事と並行してしなくてはいけない業務です。

時として、電話の応対にイライラさせられたり、うんざりすることもあるでしょう。

しかし、電話の応対がいい加減だったり、折り返しのTELの約束が守られなかったり、伝言していた内容が全然違ったりした場合、どんなに本来の業務が素晴らしくても、誰もその会社を信頼しません。

電話の応対は会社の業務の小さな一部分ですが、外部の人間からみれば、会社を測る指標となりうるのです。

そもそも社内連絡ですらまともに行えない会社だったら、本来の業務などでも社内連携がとれないとできるわけがないので、とても仕事を依頼する気にはならないでしょう。

そう考えれば、電話のメモひとつとっても書き方で、ミスを防いで会社の信頼性を高めることができるのです。

地味な作業ではありますが、営業と同じく電話応対も会社の最前線です。

つまり学べるとこも多いのです。

嫌がらずに積極的になりましょう。

Twitterでの関連したつぶやき

関連記事はこちら

 - 仕事

ページ
上部へ