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大学生必見!大学教授へのメールの書き方まとめ

2015.1.24

大学で研究室に入ったりすると、教授に直接メールを送る機会も増えると思います。

今回は教授にメールを送る際に失礼のないようにするための書き方をまとめました。

教授へのメールは携帯メールでは送らない

メールはちゃんとしたプロバイダのアドレスで出すべきです。

大学からOOO@OO.OOO.ac.jpというアドレスをもらっているはずですので、そこから出しましょう。

それが出来ない場合でもせめてGメールやyahooメールにして下さい。

もしどうしてもやむを得ない事情があって携帯電話からメールする場合は、出来ればその事情を説明して失礼をお詫びするようにして下さい。

そしてかならず忘れてはいけないのが、PCから返信されてくるメールをきちんと受信出来るようにしておくことです。

迷惑メールが来ないように受信設定をしている人は多いと思いますが、その設定を変えないままにしていて、教授からの返信を拒否したら非常に失礼に当たりますし、重要な連絡が取れないなんてことにもなってしまいます。

たくさんの迷惑メールを受信することになって煩雑になると思います。

その中から教授の返信を探すのも大変ですし、時間も取られます。

ですから携帯からメールを出すのはトラブルの元になります。

教授へメールを送る際はまずメールソフトの名前を設定する

メールソフトで自分の名前は必ず設定しておいて下さい。

アドレスだけでは誰からのメールか分かりません。

携帯メールの場合は自動的にアドレスから電話帳の名前に変えてくれますが、パソコンの場合はそうではないので、パソコンでやりとりする場合はちゃんと設定しておいて下さい。

教員は学生からメールをもらっても、アドレスを見ても誰なのか分かりません。

またアドレスにも気をつけて下さい。

例えばegurin-love-love@example.comなんてアドレスは友達同士でやりとりするメールなら構わないでしょうが、教授に宛てたメールを出すにはどう考えても不適当です。

アドレスに自分の名前を使っている人は多いと思いますが、中には何らかの事情で使いたくない人もいると思います。

またdocomoは名前を設定出来ないようになっています。

ですから教授との連絡用など、専用のアカウントを取得しておくのがいいと思います。

Gメールやyahooメールのアカウントを取得しておけばいいでしょう。

教授へ送るメールの流れ

まず内容を簡単に要約した件名をつけて下さい。

「期末試験についての質問」とか、「来週のゼミの予定について」とかどんな要件か分かるようにして下さい。

そして本文はいきなり要件に入るのは失礼ですから、最初にきちんと挨拶文を書いて下さい。

会ったことのない先生なら、「初めてメールを差し上げます」などと書きます。

知っている先生なら、「いつもお世話になっています」などとあまり形式張らなくてもいいですので書いて下さい。

そして「○○大学○○学部○年の○○です」と必ず名前を名乗って下さい。

内容は余計なことは言わずに出来るだけ簡潔にして下さい。

また適当に改行や空行を入れて読みやすいように工夫して下さい。

何か頼み事をする場合は、自分の都合を一方的に押しつけるのではなく、相手の都合にも必ず配慮しましょう。

最後には締めの文を入れますが、「なにとぞよろしくお願い申し上げます」「誠に恐縮ですが、ご返信をお願いいたします」など、丁寧な文言にして相手にいい印象を持ってもらいましょう。

メールの良くない例と正しい例

よいメールと悪いメールの例を挙げてみましょう。

悪い例:
subject 文学部人文学科  99232099 田中孝 signed-by yahoo.co.jp 文学部人文学科 99232099  
田中孝です。

大西先生のゼミ室に31日に集合とのことでしたが、当日は企業の説明会が入ってしまい、ゼミ室にいけなくなりました。

どうすればいいですか?

良い例:
subject ゼミ室集合について
大西先生 お世話になっております。

文学部人文学科3年の田中孝です。

大西先生のゼミ室に31日集合とのことでしたが、当日に企業説明会が入ってしまい、ゼミ室に行けなくなりました。

大変申し訳ありませんが、別な日に伺いたいと思います。

いつお伺いすればいいか改めてご指示をいただければ有り難いです。

どうかよろしくお願いいたします。

——– 早稲田大学 文学部 人文学科 3年生 田中孝
悪い例ではまず件名が意味不明ですね。

そして「お世話になっております」といった挨拶文が抜けています。

そして自分の都合だけで相手の都合について配慮がありません。

そして締めの文がなく、自分が誰なのかちゃんと名乗っていません。

教授に英語のメールを送る際の注意事項

大学教授をの敬称は「Professor」です。

普段から「Mr.」と呼んでいる場合など例外はありますが、「Professor」を「Mr.」と呼ぶのは基本的に失礼に当たります。

Mr.で構わないと分かっている場合以外は必ず「Prefessor」とつけて下さい。

称号として使う場合文の途中であっても先頭のPは大文字にします。

「Professor Richardson」のようにです。

また称号として使う場合は「Prof.」と略すことはしません。

英語のメールでは書き出しの一行を頭語と言いますが、そこに相手の名前を入れます。

「Dear Professor Woodruff」とか「Hello Professor Woodruff」「Hi Professor Woodruff」というようにします。

「Dear」を使うのがフォーマルな書き方で、「Hello」や「Hi」などはややくだけた言い方になります。

締めくくりの文は結語と言います。

学生が教授に宛てたメールで使う場合は、「Sincerely」「Regards」「Best wishes」「Yours」などを使えばいいと思います。

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