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会社からメールの返信ない時!催促メールの打ち方

2017.6.28

とても大切なビジネスのメールのはずなのに、会社や取引先から返事がない。

そんな時、忘れているのかと不安になり催促のメールを送った方が良いのかと悩んでしまいますよね。

メールの返信が遅い人は以外と多く、見たのに返信を忘れてしまったり、返すのが面倒臭い時など自分にも経験があるのではないでしょうか。

そんな返信ない、遅いと困ってしまう時に使える、ビジネスメールの作法をまとめました。


会社同士のドラブルに!メールの返信ない理由とは

会社や取引先からメールの返信がない、大切な内容なのに身動きが取れなくなってしまう。
こんなケースはビジネスにおいて誰しも経験があるのではないでしょうか。

そんな時、早く返信が欲しいあまり催促のメールを打ってしまう前に!
まず相手の事情を考えて、なぜ返信が遅れているのか、可能性を考えてみましょう。

一つ目は出張や休暇によってメールを見ていない場合。
この場合大切な内容であっても、催促したところで返信は来ません。
可能性がある場合は、相手の周りの人間とコンタクトを取る方法を考えましょう。

二つ目は、返信が必要のないメールだと思われて、相手方に自己解決してしまっている場合。
基本は返信が必要のない場合も、了解の有無を送るのがビジネスでは常識ですが、忙しくて後回しになってしまっている可能性があります。

三つ目はメールがサーバーで止まってしまっていたり、迷惑メールに分類されがちなURLがたくさん入っているなど、相手にビジネスメールの認識がない時。
こんな疑いがある場合は、次にご紹介する催促メールを送ってみましょう。

会社からのメール待ち。返信ない時の催促メールの作り方

どんなに仕事ができる人間にもミスや忘れてしまう時はありますよね、返信がなかったことに怒るのは一度止めましょう。

大人のマナーとして一歩下がり下手に出て、相手の気分を害すことのないような丁寧な文章を作ります。

初めに、メールがきちんと届いていたかを確認します。
日付と時間を入れて、相手が検索しやすいようにするのもマナーです。

そしてすぐに返信が必要である理由を付け、なんの返信が欲しいのかすぐに分かるようにすると取り急ぎその返信だけでも貰えることになります。

そして最後には「お忙しいところ、こちらの都合で催促してしまい申し訳ございません。」とお詫びの言葉も忘れずに入れましょう。
返信が遅れたせいで催促されたという印象を相手に与えず、こちらのわがままでという印象に変えることが出来ます。

そして「お返事は〜までに頂けると幸いです。」などと期限をつけることでこちらも返信をいただけるような努力をしましょう。

メールの内容に問題あり!会社から返信ない理由

なかなかいつも会社や取引先からメールの返信が来ない。
こんな時はあなたのメールの文面に問題があるのかもしれませんね。

1日に100件ほどのメールが来る方もいます。
その中ですぐに返信が来る人と来ない人の違いはどこなのか、法則を見てみましょう。

まずは名前を最初にしっかりと名乗り、件名を具体的なものにします。
そして相手に伝わるやすいように、伝えたい内容は簡潔に短い文章で、大事な部分は埋もれないように段落などで工夫する。

最後に相手にして欲しいことと、期日を明確にお願いする。

返信をもらう為にメールを工夫することで、自分の仕事が効率的になりますよね。
この法則を守ってメールを打ってみましょう。

自分が誰に何を打ったのかを忘れた時も、こんなメールを送って入れば思い出すことも容易になり一石二鳥と言えます。
是非試してみて下さい。

メールの返信がなくて困っている時、催促メールはこのように送ろう!

催促のメールを送る時に、やってはいけないことはどんなことなのでしょう。

すぐに感情的になってしまい、「お返事が来ていないのですがどうなっておりますでしょうか?」などと相手の都合を考えずに一方的なメールを送ってはいけません。

「期限が過ぎていますので、早急にお送りください。」このような言葉遣いも避けたほうが良いでしょう。

催促メールを送る時の鉄則は、下手に出て相手の状況を伺いながら、こちらの都合での催促に応じていただけるのかを確認することです。

言葉の一つを取っても、自分と相手の捉え方には差があるということを忘れずに、自分が基本にならないように注意をしましょう。

自分では丁寧な文章を作ったつもりでも、相手にとってはとても冷たく怒っているように感じることもあるということを頭に入れて、催促のメールはとくに慎重に行うことをオススメします。

催促メールに不快感を与えない為に

今後の付き合いを考えると、催促をすること自体がとても気まずい行為であります。
ストレートに伝えてしまうと相手に不快感を与えてしまうことになるので、遠回しな表現を身につけましょう。

相手の事情を気遣い、何故催促をしなくてはいけないのかこちらの事情を素直に伝えて、お願いをするという姿勢を忘れずに文章を作るのがコツです。

一般的に、その日のメールはその日のうちに返信をする。というのが社会人の暗黙の了解となっておりますが、なかなかそんな時間を取れないのが現状ですよね。

一緒に仕事をする、関わりのある人や会社のことを考えてゆとりのある期限でメールを送ってあげることも大人のマナーというところでしょうか。

催促メールを送る前に、相手の仕事について考える。この時間を作って穏便な対応を心がけましょう。

そうすることで自分の社会人としての格も上がるのではないでしょうか。

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